年结数据专题讲解

年结数据专题讲解

年结的意义

   由于KD2000&KIS系列产品所采用的数据库是微软的access数据库,而该数据库是一个小型的应用数据,无法容纳大量的数据,同时随着数据的增大,数据库的性能也会受到影响。故金蝶的该系列产品在年底结账的时候是将生成一个只含有下个年度的年初数据的新账套,从而实现各个年度数据的分割,以避免由于数据量的增大而造成的对数据库使用性能的影响。 

年结的处理方式

1、直接年结

     利用软件自身提供的结账功能,在年末进行正常的年结是最好的也是数据保存连续性最后的办法。除非特别情况,都建议使用直接年结的方法。

2、年结时不采用事务机制

     通过系统维护—账套选项—高级—结账中的选项“年结时不采用事务机制”来控制。选中这个选项,然后再执行期末结账。

     注意:利用这种方式进行年结时一定要预先手工执行账套备份,否则当年结不成功时,源账套有错误,是无法在继续使用的。除非特别需要,请不要使用这种年结。

3、使用年结工具

年结前的准备工作

1、12月份固定资产已经计提折旧;

2、如果有外币业务,已经完成调汇工作;

3、本年的损益已经结转,损益类科目没有余额;

4、利润已经分配,本年利润科目没有余额;

5、如果使用了出纳系统,出纳系统已经执行了年末轧账;

6、12月份所有的凭证都已经过账;

7、进行账套修复(压缩),进行碎片整理。

8、检查账套数据库是否完整。可通过check工具和标准账套检查出来。

9、进行数据备份

年结数据流程

1、新建一临时账套,文件名为~TmpAis.tmp。

2、将源账套中的基础数据(例如:GLCy,GLCls,GLObj, ICItem等)引入临时账套中。

3、设置临时账套的系统参数(GLPref)。

4、临时账套中添加历史数据记录(GLBalHist,GLPnLHist,GLQtyBalHist,ICTrackHist,ICQueueHist)。

5、在临时账套中添加年初余额记录(GLBal,GLQtyBaL)。

6、在临时账套中添加年初固定资产余额记录及已在源账套中录入的下一年的变动资料(FACard,FAExtra,FABal,FAVch)。

7、在临时账套中添加已在源账套中录入的下一年的凭证(GLVch)。

8、在临时账套中添加往来业务资料(GLTrans)。

9、临时账套中添加年初存货余额记录、批次记录及已在源账套中录入的下一年的存货资料 (ICBal,ICBill*,ICInvoice*,ICVch*,ICTrack, ICQueue)。

10、在临时账套中添加出纳系统余额(TRBankChkBal,TRBankJnlBal)

年结注意事项

1、年结前,一定要全面检查数据的正确性。特别是检查固定资产折旧表,确认每一期都有折旧、各期新增的固定资产都正确有效;总账和明细账是否相符;总账和进销存账表是否相符。检查出纳系统期数据是否正常,是否与总账核对符等等。

2、年结前一定要对账套进行手工备份,并检查备份文件是否有效。可以将账套备份到软盘、硬盘上或刻录到光盘中(建议做双备份),以避免不必要的损失。

3、年结后会在账套所在的目录中生成一个名为‘账套名.Axx’的账套副本文件。建议将该文件同备份一并保留。该文件可以实现对前一年度数据的直接查询。

4、年结后的新账套只有下个年度的年初数据,在该账套中将无法查询以前年度的业务资料。如果要查询以前年度的数据,有两中方式:

A、恢复以前年度的备份账套,可以实现查询和修改往年数据的功能。但在恢复时一定注意恢复为的文件名一定不要和当前账套的文件名一致以免恢复以往年度的账套备份时将该账套覆盖,导致数据丢失。

B、直接打开以前年度的账套文件,可以实现往年数据的查询,但不可修改。

C、年结后的账套中,可以通过报表系统对上年数据进行取数。

5、年结后一定要全面检查各类余额账表的数据是否与上年度的年末数据一致,如暂估、未核销的往来数据、未对账的出纳数据等。

注意,以上内容,来自金蝶官方资料,针对的是金蝶比较旧的版本,但对于新版的学习操作同样适用。以上内容,仅供参考。

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