亚邦药业金蝶K3 Cloud 案例分享

亚邦药业金蝶K3 Cloud 案例分享

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客户背景 

       江苏亚邦药业集团股份有限公司成立于2003年,是一家科工贸一体化的新兴医药集团,总部位于江苏省常州市,现在员工2000人,总资产达8.8亿,占地面积32万平方米。集团以江苏亚邦药业集团股份有限公司为核心;现拥有江苏亚邦强生药业有限公司、江苏亚邦爱普森药业有限公司、江苏亚邦生缘药业有限公司、常州亚邦制药有限公司、常州亚邦医药研究所有限公司等6家全资子公司,总注册资本2.95亿元。集团所有厂房和全部剂型均已通过国家GMP认证。 

江苏亚邦药业集团股份有限公司主要生产、销售以抗微生物药物为主的化学原料药及制剂,常年生成大容量注射剂、小容量注射剂、片剂、颗粒剂、胶囊剂、糖浆剂、口服溶液剂、口服液、混悬剂、滴眼剂、软膏剂等十多个剂型逾百个品规,头孢克肟胶囊、罗红霉素胶囊、头孢拉定胶囊、美洛昔康分散片等部分产品在国内市场具有较大的知名度。

亚邦制药集团拥有一大批博士后、博士、硕士等高级专业人才,正在开发中的新药项目近40多项,公司市场营销网络遍布全国,业务人员千名以上。药业集团在2007年公司被评为中国最具成长力的医药企业;2009年公司销售收入逾10亿元;2008、2009连续两年位列中国医药工业百强第99位、第85位。

管理需求分析

1、GSP与基础数据、业务数据的无缝接连 

GSP是英文GoodSupply Practice缩写,在中国称为《药品经营质量管理规范》。它是指在药品流通过程中,针对计划采购、购进验收、储存、销售及售后服务等环节而制定的保证药品符合质量标准的一项管理制度。医药企业需要在经营管理的每个环节中ERP系统自动进行校验,确保符合GSP规定。

医药商品流通全过程的GSP管控:

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采购过程中的GSP管控:

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销售及发运过程中的GSP管控:

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销售退货管理中的GSP管控:

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2、业务数据要求精细化

企业希望对每日的销售情况和库存情况有详细地了解,可以在系统中迅速查询

销售日报表:按照物料编码维度查询日销售情况(数量、单价、金额),月累计销售情况(数量、单价、金额),以及去年同期累计销售情况(数量、单价、金额)。

库存日报表:按照物料编码维度查询日库存情况(入库、出库、结存),月累计库存情况(入库、出库、结存),去年同期累计库存情况(入库、出库、结存)以及本年与去年库存情况差异(入库、出库、结存)。

3、严格管控应收账款

企业对应收账款的总金额、账龄、欠款回收情况非常关注。

针对组织、部门、销售员、客户、药品种类等各层级、各维度分别设定了应收账款的最大限额,确保应收账款的总金额可以在企业的可控范围内;

需要定期查看每笔应收账款的账龄情况,根据应收账款账龄情况考核相关业务员回收欠款绩效,制定相应的奖惩制度,激励业务员尽快催回欠款;

应收收款业务模式较复杂,部分应收与收款无法精确对应起来,企业按照同一客户应收账款产生的时间先后顺序进行冲销。

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解决方案

1、按GSP的标准要求进行Cloud定制打造

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增加首营企业管理模块

GSP规定:GSP第六十一条采购中涉及的首营

企业、首营品种,采购部门应当填写相关申请表格,经过质量管理部门和企业质量负责人的审核批准。

增加首营品种模块

GSP规定:GSP第六十一条采购中涉及的首营企业、首营品种,采购部门应当填写相关申请表格,经过质量管理部门和企业质量负责人的审核批准。

增加供应商资质管理模块:采购订单保存及提交时受GSP控制

GSP规定:

第六十二条 对首营企业的审核,应当查验加盖其公章原印章的以下资料,确认真实、有效:(二)营业执照及其年检证明复印件;(四)相关印章、随货同行单(票)样式;(五)开户户名、开户银行及账号;(六)《税务登记证》和《组织机构代码证》复印件;

第六十四条 企业应当核实、留存供货单位销售人员以下资料:(一)加盖供货单位公章原印章的销售人员身份证复印件;(二)加盖供货单位公章原印章和法定代表人印章或者签名的授权书,授权书应当载明被授权人姓名、身份证号码,以及授权销售的品种、地域、期限;(三)供货单位及供货品种相关资料。

第十一条  企业应当对药品供货单位、购货单位的质量管理体系进行评价,确认其质量保证能力和质量信誉,必要时进行实地考察。

增加客户资质管理模块:销售订单保存及提交时受GSP控制。

GSP规定:第九十一条 企业应当将药品销售给合法的购货单位,并对购货单位的证明文件、采购人员及提货人员的身份证明进行核实,保证药品销售流向真实、合法。3.企业应建立购货单位档案。档案内容应包括加盖购货单位公章原印章的以下资料:(一)《药品生产许可证》或者《药品经营许可证》复印件;(二)营业执照及其年检证明复印件;(三)《药品生产质量管理规范》认证证书或者《药品经营质量管理规范》认证证书复印件;(四)《医疗机构执业许可证》复印件;(五)《组织机构代码证》复印件;

(六)采购人员及提货人员的身份证复印件、签字样式、购货单位法定代表人授权书原件。

增加药品复核记录模块,由专门的复核员操作,复核后要留下复核记录。

GSP规定:附录二 第十六条药品批发企业系统应当将确认后的销售数据传输至仓储部门提示出库及复核。复核人员完成出库复核操作后,系统自动生成出库复核记录。

增加养护预警模块模块,分重点养护、一般养护近效期养护等进行养护预警。

GSP规定:附录二  第十三条 药品批发企业系统应当依据质量管理基础数据和养护制度,对库存药品按期自动生成养护工作计划,提示养护人员对库存药品进行有序、合理的养护。

增加养护记录模块

GSP规定:附录二 第八十六条 养护人员应当根据库房条件、外部环境、药品质量特性等对药品进行养护,主要内容是:按照养护计划对库存药品的外观、包装等质量状况进行检查,并建立养护记录;对储存条件有特殊要求的或者有效期较短的品种应当进行重点养护。

增加药品质量档案

GSP规定:第六十三条 采购首营品种应当审核药品的合法性,索取加盖供货单位公章原印章的药品生产或者进口批准证明文件复印件并予以审核,审核无误的方可采购。以上资料应当归入药品质量档案。

增加验收记录模块,采购验收和销售退回验收后生成验收记录

GSP规定:第八十条 验收药品应当做好验收记录,包括药品的通用名称、剂型、规格、批准文号、批号、生产日期、有效期、生产厂商、供货单位、到货数量、到货日期、验收合格数量、验收结果等内容。验收人员应当在验收记录上签署姓名和验收日期。

报表方式实现销售记录查询,数据来源为销售出库单

GSP规定:第九十四条 企业应当做好药品销售记录。销售记录应当包括药品的通用名称、规格、剂型、批号、有效期、生产厂商、购货单位、销售数量、单价、金额、销售日期等内容。

增加退货验收记录模块

GSP规定:附录4第十七条 建立专门的销后退回药品验收记录,记录包括退货单位、退货日期、通用名称、规格、批准文号、批号、生产厂商(或产地)、有效期、数量、验收日期、退货原因、验收结果和验收人员等内容。

列表形式体现特殊药品限销规则

对于特殊药品的销售,需要符合国家对特殊药品销售的规定。

增加锁库模块,主要体现产品信息、批次信息等,锁库后将不允许改批次的药品出库

GSP规定:第八十六条 发现有问题的药品应当及时在计算机系统中锁定和记录,并通知质量管理部门处理;

列表形式体现药品有效期预警,通过设置预警天数抓取数据,过期红色预警。

GSP规定:附录2第十四条  药品批发企业系统应当对库存药品的有效期进行自动跟踪和控制,具备近效期预警提示、超有效期自动锁定及停销等功能。

设定客户、供应商、商品资质预警与提示功能

GSP规定:附录2第八条 药品批发企业应当将审核合格的供货单位、购货单位及经营品种等信息录入系统,建立质量管理基础数据库并有效运用。(一)质量管理基础数据包括供货单位、购货单位、经营品种、供货单位销售人员资质、购货单位采购人员资质及提货人员资质等相关内容。(二)质量管理基础数据与对应的供货单位、购货单位以及购销药品的合法性、有效性相关联,与供货单位或购货单位的经营范围相对应,由系统进行自动跟踪、识别与控制。(三)系统对接近失效的质量管理基础数据进行提示、预警,提醒相关部门及岗位人员及时索取、更新相关资料;任何质量管理基础数据失效时,系统都自动锁定与该数据相关的业务功能,直至数据更新和生效后,相关功能方可恢复。

2、BOS开发平台简单高效实现业务报表开发

通过K/3 Cloud BOS开发平台可以方便快捷地进行业务报表二次开发,设计开发企业所需的销售日报表和库存日报表。实现业务数据精细化查询

基于独创的动态领域模型构建,丰富的业务抽象、模型库,高效支撑定制;

图形化设计平台,拖拽式开发方式,操作更简单对业务开发人员技术要求更低;

基于开放的界面服务接口开发的不同的前端,实现一次设计多“端”运行,开发效率成倍增长;

3、全方位多角度管控应收账款

启用K/3 Cloud多维度信用管控体系、账龄分析表、多种核销模式在ERP系统中将应收账款严格管控起来。

启用信用控制,选择组织、部门、销售员、客户、药品种类等多个维度对应收账款额度同时控制,对于所需要的维度种类,可灵活设置。并且,可以根据需求设置单笔限额或累计限额。

按客户设置信用额度:

按销售员+药品类别设置信用额度:

应收账款账龄分析表及时准确地反映当前欠款产生及回收情况,按照账龄期间、客户、销售员等维度显示明细数据,作为应收账款管理以及销售员绩效考核的依据。

K/3 Cloud提供多种核销方式:自动核销、方案核销、特殊核销。如果回款可以对应到之前的应收款,则采用自动核销方式。如果回款无法精确对应,可以通过方案核销或特殊核销的方式实现。另外,系统核销后数据会立刻传递到账龄分析表中,使账龄表更新更高效。

系统自动核销/特殊核销:

项目价值

1、  实现了信用的多维度多模式的管理,极大的方便的与销售的对账,提高了工作效率;

2、  满足了IPO的财务业务一体化的要求,提供了上市审计所需的明细业务数据;

3、  奠定了医药应用领域的行业ERP与GSP流程的基础与借鉴标准;

4、  为销售、品质、采购、财务与相关单位对账提供了一套良好的数据平台;

5、  实现了应收款的精细化管理,应收款账龄与应收到期债权表一目了然; 

6、  在与用友的功能人性化竞争中再一次得到了客户的认可;

7、  全面梳理了公司基础业务资料,规范、完善基础资料编码规则,使基础资料的规范性、准确性大大提高,为系统的稳定运行打下良好基础。

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