金蝶KIS标准版迷你版(行政事业版)年末结账时注意事项

金蝶KIS标准版迷你版(行政事业版)年末结账时注意事项

本文内容同时适用于以下金蝶KIS财务系列产品:

金蝶KIS迷你版V10.0及以上版本(如果低于此版本,建议升级)

金蝶KIS标准版V10.0及以上版本(如果低于此版本,建议升级)

金蝶KIS行政事业版V11.0及以下版本(如果低于V11.0,建议升级)

金蝶KIS记账王系列

年结

年结是指每个会计年度的最后一个会计期间,针对全年的会计业务进行结账。

在使用金蝶KIS软件系统的情况下,系统进行年结操作时,会自动产生相关的账册,根据系统配置进行一系列的检查操作,同时将期末的余额转入下一年,作为下一年的期初余额。

由于金蝶KIS有多款产品,分别适用于不同的财务核算需求和用户群体,在不同产品中的应用也有一定的区别。

一、年结时间

一般在账套数据中的当年第12期的期末。

由于财务工作期末结账一般都会晚上实际的账务期间,因此实际执行年结的自然年度时间可能在新年的1月或2月。

二、年结前的准备工作

在软件中执行年结前,需要完成以下准备工作,以下以金蝶KIS行政事业版V11.0为例。

温馨提示:以下固定资产管理、出纳管理、工资管理等业务完成之间,没有必然的先后关系。

1、 账务期间要到年末,比如12期

2、出纳管理

1)、在出纳年末扎账前,需要检查以下工作是否都已经完成:

l  现金日记账录入

l  银行存款日记账录入

l  银行存款对账单录入(如果没有则跳过)

l  银行存款日记账与对账单的对账工作(建议按实际相符的账务时间进行勾对,比如实际账务已经是2015年12月31日,进行对账时的自然时间是2016年1月17,在对账时的对账日期建议设置为2015年12月31日,参考下图)

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2)准备年末扎账

如果启用了出纳系统,即在账套选项中

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如果选择的是否,则不需要进行以下业务。

请在年结前将出纳系统的轧账日期调至当前账套中实际年度的最后一天(如2015年12月31日),进行轧账处理。到了年末出纳扎账时,一般会自动勾选选项:年末扎账。

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完成后,出纳年末扎账完成

温馨提示:

如果未进行正确的银行日记账与对单账的对账工作和进行正确的年末出纳扎账,年结后下年初的出纳年初余额可以有是错误的。

3、 固定资产业务

如有使用固定资产管理系统,则需要计提完折旧。如果计提了折旧后,又发生了固定资产变动,则本期折旧需要重新计提。

计提折旧应该是固定资产业务的最后一项工作。

温馨提示:

迷你版和不计提折旧的行政事业版略过计提折旧的处理。

4、工资业务

如果使用了工资管理系统来管理人员及工资,并且需要将工资费用生成财务凭证,则需要在确认工资数据无误后,生成本月的工资费用凭证。

温馨提示:

迷你版和未使用工资管理的的标准版、行政事业版略过此项的处理。

5、财务期末处理

财务期末,请完成所有凭证的过账处理后,再根据需要,进行以下业务处理:

l  如果有需要过账后再生成自动转账凭证的,在把已有凭证过账后,生成自动转账凭证,并将他们过账。

l  有外币业务并且有汇率变动的,通过期末调汇,生成调汇凭证,并将他们过账。

l  所有业务完成后,执行清理结算(标准版、迷你版对应于结转损益功能),完成收支余结转。并将生成的凭证过账。

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  如果有个别调账不涉及到收支类科目向结余科目结转以外的调账凭证,手工录入(如结余分配,如本年利润分配等等),并将调账凭证过账。

三、最后进行结账处理

完成所有准备工作后,即可进行年结的工作了。

1、执行年结

在第12期末进行结末结账时,实际就是进行年末结账。

选择期末结账,根据系统提示完成账套备份。

备份完成后,系统开始执行年结的工作:

如果有未完成事项,系统会提示。

如果有提示事项未完成,请先完成对应的工作后再进行期末结账。

如果继续结账,则将继续完成年结工作。年结完成后,将自动生成新年度账套,年初数为上一年账套的年末数,账套文件名不变。比如年结前的账套文件名为:山海市文化局.AIS,年结后的账套文件名仍然为:山海市文化局.AIS。

这时,在软件中打开山海市文化局.AIS,会发现账务期间已经是2016年1期了。

2、年结备份文件

在年结过程中生成的备份文件,扩展名为AIR,可到指定的备份目录下查看,如:

在年结的过程中,系统同时会自动将上一年度的账套数据进行存档,扩展名为AIY,并助自动增加年份的标识,以备用户可查询往来账套的数据。可在原账套目录下查看

在文件名上自动添加了年份的标识。

四、查看往年数据

如果在使用过程中需要查询往年数据,可通过【文件】–》【打开年结账套】功能,选择上年度数据:

选择需要查看的年度账套即可。

五、注意事项

1、执行期末结账的权限

只有被授予了期末结账权限的用户或系统管理员用户,才允许执行期末结账的功能。相关权限信息参考用户授权信息

2、关于收支类科目与结余科目的凭证结转

收支类科目与结余科目的凭证结转,比如:

借:事业支出—财政补助支持—基本支出  

贷:  事业结余

借:事业结余  

贷:  事业收入

这类凭证必须由财务处理中的清理结算功能系统生成,不能手工录入,否则影响收支类报表取数。

备注:在标准版、迷你版、记账王等产品中,则是结转损益功能。

3、账套数据备份

建议对年结前后形成的账套文件、备份文件独立保存,有条件的情况下同时在两个不同的地方进行双备份,以免其中某一个储存设备损坏导致备份文件不可用。

4、可以在年结前的账套中录入下一年凭证数据

由于实际自然时间与账套处理的时间会存在一定的差异,可以在年结前的账套中预先录入下一年的凭证业务,年结后这些预录入的数据仍然有效。

比如:果在2015年12月年结前录入了2016年1月的凭证和出纳日记账,在年结后的2016年账套中是可以查看到这些数据,实现年结准备和日常工作同步进行。

5、支持对过去年度的报表取数

在年结生成的账套,在报表中设置取上年数据,可以取到上年的数据的。

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可以分别取得取年同期等数据。

六、异常情况

如果年结后发现年结前的账务有误,建议的处理方法:

方法一:在当前新年度账套中通过调账凭证进行处理。(建议方式)

方法二:通过恢复年结过程中的年结备份文件,重新恢复上年度文件,对上年数据进行调整,然后遵循前述规则,重新完成年结处理。

方法三:通过将年结前自动形成的上年度账套文件(如山海市文化局_2015年结.AIY),更名为AIS文件(如山海市文化局_2015年结.AIS),在该账套文件中完成对上年数据的调整,然后遵循前述规则,重新完成年结处理。(建议在处理之前,独立备份好原文件。)

温馨提示:其他金蝶KIS产品,比如

财税王标准版财税王迷你版、记账王、行政事业版(V11.0及以下版本的产品)等等的年结业务,参照上述内容进行即可。

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