金蝶K3cloud出纳期末对账

金蝶K3cloud出纳期末对账

出纳期末对账

1.业务背景

Cloud 6.1版本出纳模块,为了检查企业出纳日记账和总账数据是否相符,新增加了期末对账功能,可以对现金和银行存款进行对账,保证账账相符。本文主要讲述对账操作流程以及使用中常见的问题分析,希望能够帮助客户更加熟练的使用Cloud系统。

2.期末对账功能操作流程

智能会计平台本来就有资金对账的功能,但为了提供更方面快捷的对账需要,Cloud 6.1版本提供了出纳期末对账功能。出纳期末对账取账簿查询期间的总账、出纳和银行对账单的期初数据,本期借方发生数、本期贷方发生数和期末数据进行对账,在过滤界面可以选择现金、银行分别核对,也可以全部选择一起对账,如图-1所示。

图-1 出纳期末对账过滤界面

以现金对账为例,如果没有设置现金账号,则是现金结算方式的单据与现金科目直接对账;如果设置了现金账号,可以选择现金科目下挂核算维度现金账号,也可以设置二级科目,并设置科目与现金账号的对应关系。

当科目设置了核算维度时,可以不用设置科目对应表,系统会根据现金账号自动取数,如图-2所示。

图-2出纳期末对账

需要注意的是:出纳期末对账虽然取日记账的数据,但区别在于日记账可以过滤未审核单据,而出纳期末对账只能取已审核单据的数据,所以这里也是日记账数据与出纳期末对账取到的业务模块的数据产生差异的原因之一,但是针对与总账数据核对时没有问题,因为单据只有审核后才能生产凭证。

如果总账科目没有挂核算维度而是设置二级科目,则必须设置科目对应表,否则就无法对账,具体设置如图-3所示。

图-3科目对应表设置

3.出纳期末对账常见问题分析

出纳期末对账是分别取总账与业务模块的账表数据核对,因此总账凭证分录生成模式以及账表的取数逻辑都会对对账产生影响,特别是有手续费的收付款单,在实际业务应用中经常会遇到:比如有手续费的收款单,实收金额是扣除手续费后的金额,如图-4所示的收款单,一般用户的做账方式为:借:现金2450元

手续费50元。

贷:应收账款2500元

生成的总账凭证如图-5所示。而此单在出纳期末对账的显示为本期借方2500元,本期贷方是50元,虽然最终余额是正确的,但借贷方发生额都会显示有差异,对账结果如图-6所示。

但如果用户在生成总账凭证时理解为手续费是另外支付的情况,即凭证分录为:

借:现金2500元

贷:应收账款2500元

借:手续费50元。

贷:现金50元

这时出纳期末对账就会完全一致,所以系统设置了期末对账过滤参数【出纳数据按单汇总】,勾选此参数后出纳模块账表取数逻辑为本期借方为实收金额,贷方为零,这时图-6中的对账结果就显示完全一致,如图-7所示。

图-4 收款单

图-5 总账凭证

图-6 出纳期末对账

图-7 出纳期末对账

因此客户要根据实际凭证生成的分录情况来确定是否勾选参数【出纳数据按单汇总】,并且要保证一贯性原则,如果实际操作中业务单据按两种方式都有生成凭证,那么期末对账发生额肯定是不平的,当然通过凭证模板生成总账凭证时只要设置好了凭证模板,是不会出现这种情况的。

为了便于出纳模块账表之间的对账,现金、银行存款日记账也设置了参数【单据编号汇总】,当不勾选此参数时,图-4的收款单在现金日记账中先显示情况如图-8所示。而勾选此参数后如图-9所示。

图-8 现金日记账

图-9现金日记账

4.明细对账

出纳期末对账设置了明细对账功能,并且可以通过对账差异报告查找对账差异原因等,如图-10所示。

图-10明细对账

明细对账中可以使用自动对账和手工对账,使用自动对账设置时可以设置自动匹配条件;也可以通过过滤条件选项过滤出已对账与未对账数据,如图-11、图-12所示。

图-11自动对账设置

图-12明细对账

自动对账或手工对账完毕后,可以点击对账差异报告分析差异原因,如图-13所示,当完全的上时,对账差异报告是没有数据的。另明细对账界面是不能刷新数据的,当点开明细对账后,如果总账或业务模块的数据发生变化,必须退出明细对账界面,通过出纳期末对账界面刷新后重新进明细对账数据才会发生变化。

图-13对账差异报告

5.其他补充

对账的差异有很多因素,比如单据忘记生成凭证或者生成凭证后修改了金额,又或者总账中有手工录入的凭证以及非出纳模块的业务单据生成凭证时使用了相关科目,而本文只是举例了系统应用层面的操作不当导致的差异,目的也只是讲解系统功能的使用,具体使用中遇到对账差异还是需要按相应步骤排查分析原因。

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