费用报销模块的应用

费用报销模块的应用

费用报销模块的应用

1.业务背景

金蝶K3 Cloud费用报销模块,提供了完整的费用报销流程,支持从费用申请、借款到费用报销、退款,以及费用二次分配与移转业务。与出纳、应付系统无缝集成,精细化的个人往来管理,帮助企业费用合理统筹,防止不必要的浪费和支出。本文主要讲述费用报销模块重点应用及操作以及使用中常见的问题分析,希望能够帮助客户更加熟练的使用Cloud系统。

2.业务操作流程

2.1录入初始化数据

系统支持在未结束初始化之前录入历史借款余额,将企业实际业务中已借出未归还的费用类借款余额,进行统一的录入,可以使用一张单据按员工分多行录入,也可以每个员工录入一张单据,对账表的查询不产生影响,并且可以选中任何一行分录下推付款退款单、费用报销单以及差旅费报销单。下推的费用报销单的累计金额会在历史借款余额列表的借款余额中冲减。列表中的“冲销金额”字段并不是下推费用报销冲销借款的金额,而是统计尾差核销的金额,从图-1、图-2、图-3中可以看到只有尾差核销的3000元才显示在冲销金额中。

图-1 历史借款余额录入

图-2尾差核销

图-3 历史借款余额列表

2.2费用报销流程

费用报销在实际业务应用中一般分为以下几种业务场景:

1、无借款报销,此业务也可分为计入往来和不计入往来两种情况,前一种情况按正常的报销流程走,即新增费用报销单,勾选申请付款,费用报销单审核后生成“其他应付单”,然后有费用报销单下推付款单;后一种情况也就是实报实销,这种业务场景的控制原则是:源单无借款或者新增报销单即无源单可勾选该参数“实报实付”选项,该参数勾选上了就只能付款不许退款,并且不会自动产生其他应付单,直接下推付款单,生成的付款单的付款用途为“实报实付”,后续可以根据此付款用途生成借损益类科目,贷资金类科目的凭证。如图-4所示。

图-4 费用报销单下查付款单

2、有借款的费用报销,这种业务场景也分几种情况:第一种情况,借款金额等于报销金额,费用报销单不用勾选申请付款和申请退款;第二种情况,借款金额大于报销金额,需要勾选申请付款,并下推付款单;第三种情况,借款金额小于报销金额,需要勾选申请退款,并下推付款退款单。这里需要注意的是做费用申请单时其申请日期必须大于出纳模块的最新结账日期,否则无法保存费用申请单。

3、特殊业务:实际业务中会遇到申请借款时没有详细的费用项目,所以费用申请单下推费用报销单时需要添加费用项目,这时可以勾选“拆分行”添加或修改费用项目(勾选拆分行才能解锁费用项目),如果不勾选拆分行直接复制分录行则无法修改费用项目,并且源单可冲销金额不会考虑第二行分录的金额,导致申请付款或申请退款金额错误。通过拆分行生成的费用报销单以及自动生成的其他应付单如图-5、图-6所示。

这里需要注意的是未结算金额字段是指费用报销单与上游单据已经付款的金额差额,也就是生成其他应付单是未结算的金额,后续下推生成付款单不会改变此金额。

图-5 费用报销单

图-6 其他应付单

3.费用移转

费用转移单主要用于记录费用转移的过程。该单据支持两种主要场景,例如: 1. 集团集中进行办公用品采购与报销,日后下级子公司陆续将办公用品领用。此时,需填写费用转移单,将原集团承担的该笔费用转移到相应子公司名下。 2. 集团集中进行办公用品采购,发票未到,办公用品已被下级子公司领用。此时,需填写费用移转单,记录转出转入信息。日后,集团收到发票再补填费用报销。

费用转移后需要做组织间结算,通过组织间结算清单下推应收应付单做内部往来处理。

4.核销管理

系统针对不存在关联关系的报销单付款单(以及历史借款),支持依据核销方案的匹配关系通过自动核销向导完成核销工作,并针对由于一些异常原因,企业应付的零星报销款无需再付,或者企业应收的零星报销借款无法收回,支持使用尾差核销功能,将存在尾差的单据直接核销,并对应生成核销单,用于财务做账,而核销单的金额会显示在相关账表的冲销金额一列,图-2、图-3已做了相关说明,此处不再详解。

5.账表查询

5.1借款账龄分析表

借款账龄分析表主要是对已到期的未核销借款的时间分布进行分析,便于企业对不同时间段内的逾期账款采取不同对策,提高借款回收率。当勾选“按单据显示”时既显示往来单位又会显示具体的单据,也可以在过滤-账龄分组设置中设置自定义账龄天数区间,如图-7所示。

图-7 借款账龄分析表

5.2借款跟踪表与费用报销跟踪表

借款(费用报销)跟踪表采取借款业务跟踪一览表的形式,通过不同维度、多样的汇总方式来展现各项借款(费用报销)的实际付款、报销、退款及冲销的情况。

两个账表类似,在过滤界面都有数据来源的勾选项,借款跟踪表的选项:“借款单(含历史借款)” 勾选此选项,报表的取数来源于历史借款单、费用(借款)申请单、出差(借款)申请单;“报销类付款单(含历史借款、退款)” 勾选此选项,报表的取数来源于费用报销单,两者取数逻辑是不一样的,如果实际业务中经常使用到直接新增费用报销单的情况,建议查询时勾选第二个选项。具体的区别要明细到账表中的字段,比如“已报销金额”字段,前一选项取数是:借款单或历史借款单的已报销金额;而后一选项取数是:报销单的核定报销金额。

报销单跟踪表的选项:“报销单”和“报销单、报销类付款单(含退款、历史借款)”,前者取数来源于费用报销单和差旅费报销单,后者以报销单、报销类付款单以及历史借款为数据源。其区别主要体现在账表中“冲借款金额”字段,前者是取费用报销单中冲借款金额字段,而后者包含历史借款余额、付款单数据。从图-8中可以看到,“冲借款金额字段”取的是图-3中的历史借款余额,而非借款余额;此账表需要注意的是:“报销未付款金额”字段是由费用发生额-冲借款额-已付款额计算出来的,所以当有历史借款余额时会产生负数的现象,如果需要查询详细的报销单未付款情况,可以使用借款账龄分析表查询。

图-8 费用报销跟踪表

6.费用报销系统参数

费用报销系统参数中提供了几个比较重要的参数,会影响到相关业务操作,所以业务处理之前,需要了解并确认系统参数设置是否符合实际业务的需求。如图-9所示,参数“借款/报销付款应用付款申请流程” 当勾选该选项时,申请借款的费用申请单、申请付款的报销单,在成功审核后,系统自动下推生成付款申请单,再由付款申请单,下推付款单。需要注意的是勾选了此参数,费用报销单就无法再直接下推付款单。

“报销单审核时自动生成付款单”此参数与“借款/报销付款应用付款申请流程”同时勾选时是无效的,只有取消勾选后者再勾选前者才会审核自动生成创建状态的付款单。

“费用汇总表实现部门数据隔离” 不勾选时,费用汇总表过滤界面的参数“费用承担部门”为可选,可以根据需要选择一个或者多个费用承担部门进行过滤;当勾选时,“费用承担部门”灰显,默认为登录用户所在部门。

“报销单同步其他应付单时机”此参数在用户有使用审批流时,可以根据实际情况选择生成其他应付单的时机。

图-9费用报销统参数

7.其他补充

费用报销模块是比较常见的应用模块,经常会与审批流结合使用,关于流程管理,其他文档有详细描述,本文就不再赘述。操作过程中经常遇到的问题,在这里做简单的补充,比如:启用费用报销系统后,“费用报销付款单”不允许手工新增,必须由费用报销模块的上游单据下推;费用申请单勾选“申请借款”跨期审批时,需要注意出纳模块是否已结账,如果出纳已结账,审核会提示“申请日期要大于出纳结账日期”。

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