手工日记账操作规范及常见问题分析

手工日记账操作规范及常见问题分析

手工日记账操作规范及常见问题分析

1.业务背景

日记账即序时簿,将发生的业务逐日逐笔的登记,资金类业务的日记账对财务信息处理和内部控制有极其重要的作用。企业财务须登记现金日记账和银行日记账,Cloud系统出纳管理日记账主要包含现金日记账、银行日记账、手工日记账。

本文主要介绍手工日记账的操作规范,也对业务操作中常见问题做简单总结,希望能够使大家更好的应用手工日记账。

2.手工日记账操作规范及常见问题分析

2.1手工日记账

功能说明:

出纳系统业务单据及资金管理的单据一般会自动登账到银行日记账或现金日记账,企业实践中会存在一些业务在总账新增凭证,手工日记账可以将总账凭证信息登记到银行日记账或现金日记账。

手工日记账新增方式:

A、复核记账:凭证登账设置→(科目对应表设置)→复核记账

B、引入日记账:凭证登账设置→(科目对应表设置)→引入日记账

C、手工新增:手工日记账→新增

【说明】

银行存款或现金科目通过明细科目区别不同账号的,需要进行科目对应表设置。

2.2登账设置

通过凭证登账或引入日记账方式将总账凭证登记到日记账的,需进行登账设置。依次打开出纳管理→日记账→手工日记账→业务操作→凭证登账设置,进行登账设置,如图-1。

图-1 登账设置

登账设置分为基本和收付组织明细设置两个相互独立的部分。基本中【登账核算体系】可以选择系统所有的会计核算体系,此选择决定复核记账时【账簿】的选择范围。【日期】可以选系统日期和凭证日期,决定生成手工日记账【业务日期】。【银行账号取值规则】可以选择核算维度和银行账号设置明细,当凭证中银行存款通过明细科目区别不同账号时,选择银行账号设置明细;当凭证中银行存款通过核算维度区别不同账号时,选择核算维度。【现金账号取值规则】同理。【摘要】表明手工日记账摘要来源,可以取现金类科目摘要或对方科目摘要。【引入方式】可以选择按照银行存款或现金科目和按对方科目引入。在总账手工录凭证,借:  银行存款    100   贷:应收账款   70    其他应收款    30。分别通过两种方式引入,图-2为按银行存款或现金科目,图-3为按对方科目引入,此时会显示出对方科目。

图-2 按银行存款或现金科目引入

图-3 按对方科目引入

收付组织明细设置,设置账簿与收付组织的对应关系,决定手工日记账【收付组织】。其中,法人组织的账簿可以对应自身及其下级利润中心为收付组织。

【注意】

当银行账号取值规则设置为银行账号设置明细时,必须进行科目对应表设置。科目对应表设置中可以设置明细科目和银行账号的对应关系,现金账号也需做同样的设置。如图-4所示。

图-4 科目对应表设置

2.3复核记账和引入日记账

2.3.1、复核记账

登账设置完成后,可以在手工日记张界面进行【复核记账】,如图-5,正确选择参数后确定,会出现所有满足条件的凭证,全选或者部分选择凭证,点击登账,如图-6。登账后会出现处理结果,登账成功的在手工日记账界面刷新后可见,手工日记账审核后,相关信息会出现在银行日记账或现金日记账中,如图-7所示。

图-5 复核记账

图-6 复核记账-部分登账

图-7 银行日记账查询

2.3.2引入日记账

通过引入日记账方式登账,在手工日记账界面点击【引入日记账】,打开如图-8界面,此界面的参数都是对凭证的过滤,点击引入后直接出现引入处理结果,后续处理同复核记账。

图-8 引入日记账

【注意】

复核记账与引入日记账的不同:复核记账会显示过滤凭证的结果,可对部分或全部凭证进行登账;复核记账只能过滤出已审核的凭证,而引入日记账可通过审核状态,将所有凭证进行登账。

登账完毕后若现金日记账或银行日记账没有显示相关记录,请检查手工日记账的状态,是否已审核。

2.4常见问题分析

Q1 :生成的手工日记账为什么需要每个点开单据保存?

因为在登账设置中,【单据状态】默认设置为暂存,此状态下手工日记张没有单据编码,点开单据保存后,才会根据编码规则自动生成。将登账设置中的【单据状态】修改为“审核”,登账后,手工日记账则会为审核状态。

在实际中可能还会遇到登账设置的单据状态为审核,但生成的手工日记账仍为暂存,此时很可能是生成的手工日记账异常,不满足保存审核条件。点开单据保存,会提示原因,根据原因做修改。

Q2 :其他业务系统生成的凭证能否引入到日记账?

在实际业务操作中,可能遇见业务场景:一些非出纳系统的业务单据生成有关银行存款或者现金科目的凭证,这些凭证如何才能登账到日记账,而不用手工新增?

在复核记账时,列表过滤-[凭证]的界面有条件为【来源系统】,将此字段解锁,选择其他业务系统,引入即可。如图-9和图-10分别为解锁字段操作界面和解锁后过滤界面。

解锁字段【来源系统】操作步骤:打开BOS设计器→财务会计→出纳管理,项目→过滤条件框→复核记账过滤条件,右键扩展,属性→来源系统→锁定性,取消勾选锁定选项,确定,保存。

图-9 BOS解锁来源系统

图-10 来源系统解锁后的列表过滤

Q3 :手工日记账能否通过智能会计平台生成凭证?

手工日记账设计的目标是将新增的总账凭证,通过复核记账或者引入日记账方式登账到日记账,一般不建议手工新增手工日记账,再通过智能会计平台设置凭证模板,生成总账凭证。

有相关需求的客户是可以通过凭证模板设置生成凭证,设置可通过分录行生成条件借方金额大于0,贷方金额大于0判断是收款或者付款业务,从而确定资金类分录的借贷方向。如图-11所示。

图-11 手工日记张凭证模板

也需根据字段对方科目确定凭证所取科目。如图-12所示。

图-12 手工日记张凭证模板

手工日记账设置凭证模板的难点在于:当对方科目有很多时,需要分很多种情况设置,另外当对方科目有核算维度时,不便设模板。同时需要注意当借贷双方都为资金类科目时,会产生收款和付款记录,避免生成凭证重复。

Q4 :手工日记账的保存时为什么提示:会计期间必须大于等于账簿的启用期间[XXXX-XX]?

系统有控制手工日记账录入期间必须大于等于账簿的启用期间,日记账是有账簿属性的,结合手工日记账的设计初衷便可理解,加此控制的原因。如果出纳系统启用日期早于总账日期,可以通过出纳系统业务单据处理相关业务。

Q5 :出纳管理的业务单据和资金管理的业务单据能否不登账到日记账?

在出纳管理参数有相关控制,若参数【业务单据是否登账】为“是”,则表明出纳管理的业务单据及资金管理的业务单据直接登账到日记账,若为“否”,则表明出纳管理的业务单据及资金管理的业务单据不直接登账到日记账。系统默认选择“是”,且为锁定状态,可以在BOS中解锁。

解锁参数【业务单据是否登账】操作步骤:点击用户名右边的下拉菜单→下载中心→BOS设计器→打开BOS设计器(第一次登录需要下载),用Cloud账号或者金蝶云之家账号登录金蝶K/3 Cloud集成开发平台,在系统视图中选择财务会计→出纳管理→确定,打开右侧项目,选择系统参数→出纳管理系统参数设置,右键扩展,属性中找到业务单据是否登账,修改其锁定性,确定,保存。如图-13所示。

通过此操作可实现需求:日记账摘要显示凭证的摘要(业务单据直接生成的日记账显示出纳系统单据的备注字段)。

图-13 解锁业务单据是否登账

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