金蝶K3供应商管理流程

金蝶K3供应商管理流程

金蝶K3供应商管理 

关键需求分析

企业需要科学的供应商管理系统,包括供应商档案,供应商准入评估,交易过程控制,绩效考核等综合业务处理,完整记录供应商从接触到退出整个过程和状态,避免传统评估方法的主观性,提高供应商评价的科学性和透明度,优化企业供应环境。

关键业务处理

供应商管理系统,是通过供应商档案、供应商资质申请表、样品试制申请单、供应商评估方案、供应商评分表、询报价管理、品质异常报告、采购订单变更通知单、采购/委外对账单等功能综合运用的管理系统,以建立和维护供应商伙伴关系为导向,涉及供应商整个生命周期的管理。供应商管理功能结构如下图:

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供应商档案管理 

1) 供应商档案:从多个维度记录供应商信息,包括供应商基本资料、业务资料、财务资料、联系人资料、质量事故、评估记录等信息,是供应商管理的基础。供应商状态 供应商分为潜在和交易供应商,潜在供应商经过资格认证为合格后,可以转为交易供应商,才可以发生采购业务。

潜在供应商:不允许发生采购业务,需进行资质申请或者评估流程;

使用供应商:正常供应商,以根据企业管理需要进行供应商绩效评估。

2) 供应商评估状态:供应商评估状态控制潜在供应商是否可以转为交易供应商,允许根据评估结果设置供应商为临时交易供应商。

评估状态根据供应商资质申请表或者供应商评分表评估结果自动更新,支持以下评估状态:合格、不合格、免评估、未评估、临时交易。

3) 供应商有效期控制:对于临时交易的供应商,提供临时交易的有效期控制。

4) 供应商等级控制:对供应商进行等级管理,系统自动根据供应商考评结果更新供应商等级。

供应商资质申请表 

供应商资质申请表是供应商评估认证中的一个重要环节,是对潜在供应商的初步考评。资质申请表支持四种考评结果:合格供应商、不纳入合格供应商、需要考察、临时交易。

采购订单变更通知 

采购订单变更通知单是企业与供应商关于变更采购订单进行沟通与记录的单据。企业本身和供应商都可以根据实际业务的变化发起对采购订单的变更,待对方确认后变更正式生效。

1)拒绝对于供应商提出来的变更需求,企业可以执行拒绝操作,在拒绝的同时系统发送消息通知供应商。

2)生效对于经过双方确认的变更需求,企业可以执行生效操作,对采购订单产生变更效果,在生效的同时系统发送消息通知供应商。

样品需求申请单

针对新产品或者设计变更,需求部门需要向采购等职能部门提出样品需求,需求部门编制样品需求申请单后,作为新产品或者设计变更需求样品的业务起点。1) 提出样品试制需求: 企业开发部门向职能提出样品试制需求,样品试制需求可以指定需求数量和需求日期,支持提供设计图纸和文档,便于职能部门按图纸寻找供应商打样或制作样品。 2) 样品试制需求下达: 

多数企业设计和工艺分离,在设计或者开发人员提出样品需求后,工艺人员确定样品自制或者外购,下达后相关职能部门根据下达的样品需求寻找供应商打样或者制作样品。

样品试制申请 

针对新产品或设计变更,企业可以向供应商提出样品试制申请。企业编制样品试制申请单后,经供应商确认后执行送样、收样交接、样品判定等功能,完成样品试制业务流程。

1) 提出样品试制申请:企业开发部门或采购部门编制样品试制申请单,向供应商提出样品试制申请。样品试制申请可以指定需求数量和需求日期,支持向潜在供应商和正式供应商申请,支持提供设计图纸和文档,便于供应商按图纸要求制作样品。

2) 样品接收交接:供应商送样后,采购部门接收样品并移交给样品试用部门,样品试制申请单可以记录样品接收和交接的数量,日期,人员。如果样品不符合要求,还可以进行退样处理。 

3) 样品判定:样品经试用后,需要进行样品试用判定,判定样品是否合格及后续处理,系统支持三种判定结果:

如果样品判定合格,自动关闭样品试制申请单。

如果样品判定不合格,需要重新送样。

如果样品判定不合格,但不需要重新送样,自动关闭样品试制申请单。

供应商评估指标管理 

评估指标管理主要用于企业建立供应商评估体系,包括评估指标创建、评估指标定义、评估等级设置。系统支持用户分别建立准入评估指标体系和绩效评估指标体系。

1) 评估指标创建:用户可以自定义评估指标,支持多层次指标体系,支持指标的新增、修改、删除和类别调整。

2) 评估指标定义:用户可以自定义评估指标的评价标准,支持定量和定性指标的定义,定量指标预设计算公式,自动从系统业务单据中取数。

3) 评估等级设置:支持根据供应商综合评分定义供应商的评估等级,供应商评估后根据等级设置自动将评估等级更新供应商档案。 

供应商评估方案 

评估方案就是将不同评估指标按照不同权重的组合。用户可以根据供应商类型,评估业务类型建立不同的评估方案,体现特定评估的特殊性。

系统提供多种方案类型:新供应商评估,供应商复评和绩效评估;

支持方案的层级关系;

支持指定关键指标及关键指标得分控制;

支持评估方案的失效与反失效;

供应商评分表

供应商评分表是企业开展供应商准入评估和绩效评估的工作底稿,K/3 供应商管理系统支持选取供应商评估方案生成供应商评分表后,企业根据供应商评分表逐项开展供应商评估打分工作。供应商评分表将自动计算被评估供应商的综合得分,判断考核结果是否合格,并且根据供应商评估等级设置自动划分该供应商对应的等级。

支持选择供应商范围批量生成评分表;支持评估方案的自动展开;支持评估总分的自动逐级计算;支持将评估结果更新供应商档案; 

品质管理 

品质异常报告主要用于企业对重大质量问题向供应商提出的异常反馈。品质异常报告完成后提交供应商进行确认,并回复改善措施。

1) 提出品质异常报告:质量部门针对发生的重大质量问题,编制品质异常报告,提交给供应商。品质异常报告可以关联采购订单生成,在报告中描述质量问题,指定供应商是否必须回复及回复日期。

2) 品质异常报告拒绝:供应商回复后,质量部门可以根据供应商的回复决定是接受或拒绝。如果企业拒绝了供应商的回复,供应商可以重新回复。 

3) 品质异常报告关闭:品质异常报告经过供应商回复和企业确认后,可以关闭品质异常报告,也可以反关闭,支持批量关闭。 

对账管理 

与供应商进行款项结算之前,通常需要先进行对账。供应商管理系统支持根据外购入库单或者委外加工入库单,生成对应的采购/委外对账单,与供应商进行对账。

询报价管理 

询报价管理主要包括:询价、报价确认、采购比价分析。

询价支持向多个供应商询价。询价单审核后,系统自动向询价单上的供应商发送消息通知。询价单审核后,同步传递到协同平台。供应商可以进行询价查看、报价操作。 提供询价单关闭、反关闭功能。

报价确认:报价确认包括:报价接受、报价拒绝。报价接受后,支持报价单下推生成采购订单。报价拒绝后,可由供应商重新报价。 3) 采购比价分析 提供采购比价分析。展示供应商询报价信息,用户进行比较后,可直接在报表界面进行报价确认、拒绝操作。

报表分析 

系统提供丰富的供应商分析报表,支持灵活设置查询分析条件,帮助企业快速、准确地分析供应商状况。 供应商状况分析表,过滤界面选择不同的统计依据,报表可分别按供应商等级、供应商状态、评估状态分析供应商状况。 供应商绩效趋势表,过滤界面设置不同的条件,分析表可分别按总体指标和明细指标展示。 供应商准时交货分析表 供应商供货质量分析表 供应商价格趋势分析表 

应用效益

帮助企业建立科学的供应商管理体系,控制供应商准入风险、控制交易风险,保证供应质量和交货能力。

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